W literaturze naukowej dotyczącej powstania dyplomacji oraz w pracach przedstawiających jej historyczne formy organizacyjne spotykamy różne znaczenia terminu „dyplomacja”. Stanisław E. Nahlik pisze, że dyplomacją nazywa się przede wszystkim pewien tor działalności państwa, która dotyczy jego oficjalnych sto­sunków z innymi krajami, a zmierza do realizacji celów, jakie sta­wiają sobie kierownicze organa władzy państwowej, a za ich po­średnictwem – klasy i grupy społeczne, których interesy i poglądy są dla tych organów miarodajne. Cele te odzwierciedlają się w po­lityce zagranicznej państwa, a dyplomacja jest orężem tej polity­ki. Z kolei w Historii dyplomacji polskiej czytamy, że „dyploma­cja oznacza zarówno działalność, jak i umiejętność utrzymywania stosunków między państwami i reprezentowania państwa przez wyspecjalizowany zespół ludzi; z kolei działalność ta, jak również umiejętność posługiwania się nią, wyraża się przede wszystkim w prowadzeniu rokowań i zawieraniu układów zgodnie z zamie­rzeniami partnerów występujących jako przedmioty działania”.