Samorządowe centra usług wspólnych Założenia i praktyka

Celem książki jest przedstawienie modeli organizacyjnych i praktyki funkcjonowania CUW w JST jak również pytań i odpowiedzi, które władze samorządowe muszą uzyskać chcąc wprowadzić i zarządzać efektywnie usługą wspólną. Książka zawiera także elementy wiedzy prawniczej i organizacyjnej, która jest niezbędna dla wdrożenia CUW w JST. Intencją autorów jest, aby strukturę pracy stanowiły pytania, których odpowiedzi są kluczowe dla procesu powołania i zarządzania CUW. Dzięki temu czytelnik będzie mógł korzystać z książki podczas całego procesu powoływania CUW.

Książka opiera się na nowym otoczeniu prawnym, które uwzględnia wytyczne do stosowania RODO w urzędach także w CUW. A także szereg nowych regulacji podatkowych szczególnie dot. JPK i VAT.

Pomimo dwuletniego okresu obowiązywania przepisów (ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym i niektórych innych ustaw) umożliwiających wprowadzenie CUW w JST niewiele z nich zdecydowało się na wdrożenie tego rozwiązania.

Doświadczenia już funkcjonujących CUW (praktyk innych krajów) pokazują jednak, że nie jest to proces łatwy i nie zawsze kończy się sukcesem. Niewłaściwie przygotowane procesów wdrożeniowych, brak przygotowania lub zbagatelizowanie przygotowanej analizy funkcjonowania i planu wdrożenia może przynieść nawet pogorszenie jakości procesów obsługowych. Nasza publikacja ma ustrzec praktyków administracji lokalnej przed błędami, które mogą pojawić się w trakcie wdrażania i realizowania usługi wspólnej.

W książce przedstawione zostały doświadczenia w funkcjonowaniu samorządowych CUW na poziomie gmin i powiatów. Na podstawie przeprowadzonych badań możliwe było określenie zakresu wykorzystania obowiązujących przepisów, a także wskazanie praktycznych problemów związanych z wdrażaniem wskazanego narzędzia. Warto podkreślić, że do chwili wydania publikacji w żadnym z regionalnych samorządów nie powstał CUW.

Publikacja została tak przygotowana, aby każda jednostka, która zastanawia się nad procedurą wdrożenia CUW, mogła przygotować się tego procesu w merytoryczny sposób, analizując wszelkie dostępne informacje i wybierając dla siebie optymalne rozwiązanie. Krok po kroku autorzy prezentują elementy konieczne do przygotowania na wstępnym etapie, przechodząc do samego procesu zmiany organizacyjnej, po zakończenie operacji wspólnej obsługi.

Przedstawiony został przykładowy sposób zarządzania CUW. Począwszy od analizy procesów obsługowych, pomiar ich efektywności czy standaryzację działań obsługowych. Przyjęcie uchwały i następne zmiany w regulaminie organizacyjnym nie wyczerpują wszystkich działań formalnych. Kolejnym elementem jest przeniesienie pracowników, których miejscem pracy do czasu powołania CUW były np. samorządowe jednostki organizacyjne. W tym momencie należy odpowiedzieć m.in. na następujące pytania:

Jaki będzie podział pracy pomiędzy pracownikami? Czy każda z osób będzie nadal realizowała procesy obsługowe dla tej samej jednostki organizacyjnej, czy też dojdzie do nowego podziału obowiązków?
Na jakiej zasadzie będzie przebiegała komunikacja pomiędzy pracownikami urzędu, a samorządowymi jednostkami organizacyjnymi?
Jaki będzie plan standaryzacji działań obsługowych?