Prawne zasady prowadzenia ewidencji podatkowej

Niniejszym oddajemy do rąk Czytelników kolejne czwarte, zaktualizowane wydanie książki poświęconej prawnym zasadom prowadzenia ewidencji podatkowej (ksiąg podatkowych) obowiązującym w prawie polskim. Prawa i obowiązki podmiotów prawa podatkowego (zwłaszcza podatników i płatników) dotyczą ewidencjonowania i dokumentowania zdarzeń na potrzeby sporządzania deklaracji i informacji podatkowych albo bezpośredniego określenia zobowiązania podatkowego (w przypadku braku obowiązku składania deklaracji podatkowych); stanowią jeden z najważniejszych od strony funkcjonalnej i praktycznej fakultatywnych elementów kontynuacji podatków. Współczesny prawodawca poświęca coraz więcej uwagi tym problemom. Przy czym w prawie polskim wykształcono trzy modele regulacji tych zagadnień:

1) w przypadku gdy w danym podatku obowiązuje w sensie prawnym szczegółowy wzór deklaracji składanych przez podatników lub płatników, przepisy prawa ogólnie określają obowiązki ewidencyjne podatników, tj. ewidencja ma być prowadzona w ten sposób, aby była prawidłowo sporządzana deklaracja podatkowa (ewidencja jest niejako podporządkowana deklaracjom podatkowym);

2) w przypadku podmiotów niebędących podatnikami lub płatnikami obowiązki ewidencyjne są uregulowane zazwyczaj bardzo szczegółowo, niezależnie od tego, czy podmioty te są obowiązane do składania jakichkolwiek informacji do organu podatkowego, gdyż wówczas ewidencja nie ma charakteru służebnego względem obowiązku złożenia deklaracji, lecz służy do monitorowania zdarzeń nierodzących obowiązku podatkowego;

3) podatnik jest obowiązany ewidencjonować tylko niektóre zdarzenia na potrzeby podatkowe, a ewidencja podatkowa jest częścią składową innych, bardziej rozbudowanych urządzeń ewidencyjnych, prowadzonych dla innych celów.

W niniejszej książce omówiono obowiązujące w Polsce prawne zasady prowadzenia ewidencji podatkowych według stanu prawnego na dzień 1 czerwca 2025 r. Jest to pierwsza publikacja prawnicza, która dotyczy tej tematyki. Jej autorami są pracownicy Instytutu Studiów Podatkowych zajmujący się problematyką podatków i prawa podatkowego.

W stosunku do pierwszego wydania w obecnym uwzględniono zmiany wynikające z następujących aktów prawnych:

1) ustawy z dnia 29 października 2021 r. (zwanej Polskim Ładem),

2) ustawy z dnia 9 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw,

3) ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw,

4) ustawy z dnia 13 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw,

5) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2022 r. – zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 2810)

6) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2023 r. – w sprawie ewidencji prowadzonej przez członków grupy VAT (Dz.U. poz. 727)

7) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 kwietnia 2023 r. – zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 794)